smile! – Ordnungs- und Sortierservice

Beratung zu Ordnungssystemen und Ablageorganisation
Erstellen von Aktenplänen

Wir beraten Sie gern zu den verschiedenen Möglichkeiten, Struktur und Ordnung in Ihre Ablage zu bringen. Dazu geben wir Ihnen einen Überblick über verschiedene Ordnungssysteme und über die Systematik eines Aktenplans.

Der nächste Schritt ist dann, mit Ihnen gemeinsam die für Sie und Ihre Bedürfnisse passende Struktur für Ihre Ablage zu entwickeln.

Im Ergebnis haben Sie dann Ihren persönlichen Aktenplan und eine detaillierte Auflistung darüber, welche Dokumente in welcher Rubrik des Aktenplanes abgelegt werden und wo diese zu finden sind.

Nicht alles landet im Aktenordner, vieles wird nur auf Ihrem PC sein. Auch dort wird dann nach der gleichen Grundsystematik abgelegt, wie Sie sie mit Ihrem Aktenplan erarbeitet haben. Auch CD, DVD, Zeitschriften, Handbücher und alle anderen für Ihren Bürobetrieb wichtigen Dokumente werden in die Ablagesystematik einbezogen.

Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Umsetzung durch Tipps und Hinweise, wie Sie diesen Prozess vereinfachen und in sinnvolle Arbeitsschritte zerlegen können.

Gern übernehmen wir auch Teile der Sortierarbeit. Erfahrungsgemäß ist es jedoch viel leichter, eine neu erarbeitete Ordnung aufrecht zu erhalten und zu verankern, wenn Sie selbst die Umsetzung und das Sortieren übernehmen. Doch wenn Ihre Arbeitsbelastung es erfordert, unterstützen wir Sie gern.

Vorgehen:
Nach einem kostenfreien Vorgespräch erhalten Sie von uns ein Angebot auf der Grundlage einer Aufwandsschätzung.

Bestandteile des Angebots werden sein:

• Die Vorbereitung eines Kurzworkshops mit Ihnen zur Erhebung der vorhandenen Ablage und gemeinsamen Erarbeitung einer für Sie passenden Ablagestruktur. (Zeitaufwand ca. 1 Stunde.)
• Der Kurzworkshop mit Ihnen inklusive eines Überblicks für Sie zum Thema Ordnungssysteme und Aktenplan als Grundlage für die gemeinsame Erarbeitung. Dazu noch Tipps und Hinweise für die Umsetzung sowie für Bezugquellen der notwendigen Materialien. (Dauer je nach Größe Ihrer Ablage 2 bis 4 Stunden.)
• Nachbereitung des Kurzworkshops, Erstellen eines Entwurfs für Ihren persönlichen Aktenplan mit Systematik der Ablageorte. (Zeitaufwand ca. 1,5 bis 2,5 Stunden.)
• Aufwandsschätzung für die Umsetzung und den Sortieraufwand.

Preis für diese Leistung:
Für die Beratungsstunde berechnen wir 70,00 € zzgl. gesetzl. MwSt.

Sortieren und Pflegen Ihrer Ablage

Wir unterstützen Sie nicht nur beim Sortieren Ihrer Ablage, sondern auch dabei, die einmal eingeführte Ordnung aufrecht zu erhalten.

Voraussetzung ist eine durchgängige Ablagesystematik. Diese können wir gerne auch mit Ihnen zusammen erarbeiten. In Abstimmung mit Ihnen sortieren wir die vorhandenen Dokumente in diese Systematik ein und pflegen die neue Ordnung. Dazu werden die entsprechenden Zeitabstände mit Ihnen abgesprochen.

Für eine Ablageorganisation, die nicht nur sinnvoll, sondern auch einfach zu handhaben ist, benötigen Sie verschiedenste Materialien. Selbstverständlich besorgen wir Ihnen gerne alles, was Sie dazu benötigen (dazu gehören Ordner, Hängeregistermappen, Stehsammler, Etiketten, Reiter, Trennblätter etc.).

Wo es möglich ist, nehmen wir uns auch Unterlagen mit in das smile!-Büro und sortieren dort. Das ermöglicht uns eine höhere Effizienz und hilft Ihnen, Kosten zu sparen.

Preis für diese Leistung:
Das Aufräumen und Sortieren bei Ihnen vor Ort kostet 50,00 € pro Stunde.
Wenn wir Unterlagen mitnehmen und im smile!-Büro sortieren berechnen wir 35,00 € pro Stunde.

Kosten für Materialien werden 1:1 weiterberechnet.

Alle genannten Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer.

Interessiert? Nehmen Sie doch Kontakt mit uns auf…

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